Ein Einsatzbericht ist wichtig, wenn man genau festhalten will, was bei einem Einsatz passiert ist.
Er zeigt, was gemacht wurde, wie lange der Einsatz gedauert hat, welche Probleme es gab und wie diese gelöst wurden. So behält das Unternehmen den Überblick. Auch der Kunde sieht, was erledigt wurde.
Ein guter Bericht hilft dabei, Fehler zu vermeiden, Leistungen zu belegen und den Service zu verbessern. Damit der Bericht nützlich ist, muss er bestimmte Informationen enthalten. Hier erklären wir, was alles hineingehört.
Was muss in einem vollständigen Einsatzbericht stehen?
1. Grund des Einsatzes
Warum war der Einsatz nötig? Ging es um eine Reparatur, Wartung oder eine technische Störung? Diese Info hilft zu verstehen, worum es ging.
2. Arbeitszeiten
Es ist wichtig, Start und Ende des Einsatzes zu dokumentieren. So weiß man, wie lange der Einsatz gedauert hat. Diese Info ist auch für die Abrechnung wichtig.
3. Fahrdaten und Tagesangaben
Wurde zum Kunden gefahren? Dann sollte man Kilometer und Reisezeit festhalten. Bei längeren Einsätzen kann man auch Infos zu Pausen, Übernachtung oder Verpflegung eintragen.
4. Verwendetes Material
Welche Teile oder Geräte wurden verwendet? Diese Liste ist nützlich für das Lager und die Kostenkontrolle.
5. Beschreibung der Lösung
Was genau wurde getan, um das Problem zu lösen? Diese Beschreibung sollte klar und vollständig sein. So versteht jeder, was gemacht wurde – auch später bei Rückfragen.
6. Kundenunterschrift
Der Kunde sollte den Bericht unterschreiben, um den Einsatz zu bestätigen. Am besten erfolgt das direkt vor Ort mit einer digitalen Unterschrift.
7. Versand des Berichts
Nach dem Einsatz sollte der Bericht als E-Mail an den Kunden gesendet werden – am besten automatisch im digitalen Format wie PDF.
Weitere Angaben je nach Bedarf
Zusätzlich können je nach Einsatz folgende Punkte sinnvoll sein:
- Seriennummer oder Marke der Maschine
- Fotos zur Dokumentation
- Verweis auf einen Arbeitsauftrag
- Besondere Hinweise zur Lösung
- Zusätzliche Kosten wie z. B. Mietgeräte oder Fremdleistungen
Mit einer App wird alles einfacher
Das Schreiben von Einsatzberichten per Hand dauert lange und es schleichen sich schnell Fehler ein. Handschrift ist oft schwer zu lesen, und wichtige Informationen können verloren gehen.
Deshalb hat BT Consulting srl die App BEEDUTY entwickelt. Damit kann der Einsatzbericht direkt über das Smartphone oder Tablet erstellt werden – digital, strukturiert und fehlerfrei.
Vorteile:
- Berichte lassen sich schnell ausfüllen
- Pflichtfelder sorgen dafür, dass keine Angaben fehlen
- Fotos, Dokumente und digitale Unterschriften direkt in der App
- Berichte werden automatisch gespeichert und versendet
- Alles ist jederzeit abrufbar – auch im Büro
Fazit
Ein guter Einsatzbericht braucht keine Zettel und keinen Kugelschreiber mehr. Mit der richtigen App geht alles schneller, einfacher und sicherer.
BEEDUTY hilft Ihnen, alle Informationen vollständig und professionell zu erfassen – egal ob im Büro oder direkt beim Kunden.
Glauben Sie immer noch, dass Sie keine App für Ihre Einsätze brauchen?